Direktor tvrtke Petrans Prikolice d.o.o., Peter Katrašnik, kao obveznik uspostavljanja unutarnjeg kanala za prijavu, prihvaća sljedeće

PRAVILNIK O USPOSTAVI UNUTARNJEG KANALA ZA PRIJAVU KRŠENJA PROPISA I ZAŠTITE PRIJAVITELJA

1. članak

(opće odredbe)

Petrans Prikolice d.o.o. (u daljnjem tekstu: obveznik) s ciljem osiguranja informacija o postupku obrade unutarnje prijave sukladno Zakonu o zaštiti prijavitelja, koje moraju omogućiti potpunost, cjelovitost i povjerljivost informacija te spriječiti neovlaštenim osobama obveznika pristup sadržaju prijava, podacima o prijavitelju i osobama na koje se prijava odnosi, donosi Pravilnik o uspostavi unutarnjeg kanala za prijavu kršenja propisa i zaštite prijavitelja (u daljnjem tekstu: Pravilnik).

Uprava obveznika svjesna je važnosti etičkog i zakonitog poslovanja te se obvezuje:

da neće pokušavati otkriti identitet prijavitelja;

da neće poduzimati odmazdu, a zabranjuje i zaposlenicima tvrtke Petrans Prikolice d.o.o. da je poduzimaju;

da će poticati zaposlenike da greške i eventualna kršenja, čak i sumnjive, prijave putem unutarnjeg kanala za prijave jer će se na taj način prijave učinkovito obraditi i greške i kršenja brzo ispraviti.

2. članak

(Imenovanje administrativnog osoblja)

Povjereniku može pomagati administrativno osoblje koje imenuje direktor odlukom.

Administrativno osoblje obavlja zadatke i na području primanja i evidentiranja internih prijava.

4. članak

(Kontaktni podaci za prijavu)

Prijave se običajno podnose na obrascu iz Priloga 2 ovog Pravilnika te se primaju na sljedeće načine i adrese:

• putem e-pošte na adresu: damir.milkovic@petrans-prikolice.hr

• osobno kod povjerenika prethodnim naručivanjem putem telefona ili e-pošte.

5. članak

(Kontaktni podaci za primanje prijava)

Prijave se običajno podnose na obrascu iz Priloga 2 ovog Pravilnika i primaju na sljedeće načine i adrese:

putem e-pošte na adresu: damir.milkovic@petrans-prikolice.hr

osobno kod povjerenika prethodnim dogovorom putem telefona ili e-pošte

5. članak

(Postupak primanja interne prijave)

Prijavitelj može podnijeti prijavu pismeno ili usmeno (telefonski ili osobni putem).

Kada prijavitelj osobno ili telefonski podnese prijavu, povjerenik može snimiti izjavu. Prijavitelja se obavještava o snimanju razgovora prije započinjanja snimanja.

U slučaju usmenog podnošenja prijave koje se ne snima, povjerenik izrađuje precizan zapis prijave i dostavlja ga prijavitelju na pregled i potpis.

6. članak

(Evidentiranje prijave)

Povjerenik (ili ovlašteno administrativno osoblje) evidentira prijavu u ručnom evidencijskom zapisniku koji se vodi u Excel tablici za svaku godinu, odvojeno od ostalih predmeta, kako bi bio nedostupan neovlaštenim osobama.

Evidencija primljenih prijava (evidencijski podaci) sadrži sljedeće informacije:

1. broj predmeta, datum primitka prijave, područje kršenja, datum potvrde primitka prijave, datum povratne informacije prijavitelju, datum izvješćivanja uprave, o prijavitelju, posredniku, povezanim osobama, podacima o osobi koju prijava zahvaća i osobama koje mogu pomoći u istrazi prijavljenog kršenja (pravo ime ili pseudonim, poštanska adresa, adresa e-pošte, telefonski broj i druge kontakte)

materijal priložen od strane osoba iz prethodnog stavka, materijal nastao u postupku obrade prijave, uključujući snimku ili zapis razgovora ili poziva u slučaju usmenog podnošenja prijave.

Podaci o prijavitelju i izvoru kršenja bilježe se na način koji omogućuje njihovo kasnije jednostavno brisanje ili uništavanje (npr. na zasebnom popisu s poveznicom broja predmeta ili upotrebom kodnog imena).

Elektronička prijava s prilozima čuva se u informacijskom sustavu, a fizička prijava čuva se u posebnom zaključanom ormariću u povjerenikovom uredu. Fizička prijava se tretira po pitanju pohrane i postupanja fizički i tehnički kao da se radi o tajnom podatku interne ili poslovne tajne.

Podaci o prijavitelju i izvoru kršenja brišu se iz evidencije nakon pet godina, a izvješće upravi i evidencijski podaci čuvaju se 10 godina.

7. članak

(Zadaci povjerenika i zaštita prijavitelja)

Povjerenik postupa pažljivo, povjerljivo i neovisno o uputama u pojedinačnim slučajevima. Povjerenik ne smije otkriti identitet prijavitelja, osim u uvjetima utvrđenim Zakonom o zaštiti prijavitelja.

Povjerenik ima pristup dokumentima relevantnim za obradu prijave, a zaposlenici su dužni pružiti mu pomoć i informacije potrebne za njegov rad. Povjerenik koristi podatke s kojima se upozna samo u svrhu obrade prijave i otklanjanja kršenja.

Povjerenik obavlja zadatke utvrđene člankom 10 Zakona o zaštiti prijavitelja, uključujući savjetovanje i pomoć prijavitelju u vezi s povratnim mjerama i ovim aktom.

Prijavitelj može zatražiti od povjerenika pojašnjenja o zaštiti u slučaju zabranjenih povratnih mjera, kako je određeno u 7. poglavlju Zakona o zaštiti prijavitelja.

8. članak

(Postupak obrade interne prijave)

Povjerenik obradu prijava provodi prema redoslijedu njihova primanja.

U slučaju sumnje na ugrožavanje ljudskog života ili veće materijalne štete na temelju prijave, povjerenik prijavu obradi prioritetno.

10. članak

(Obrada prijave)

Povjerenik ima obvezu informirati prijavitelja o mogućnostima internog i eksternog prijavljivanja i javnog otkrivanja te zaštite pri povratnim mjerama.

Povjerenik pregledava prijavu i utvrđuje koja osoba ili interni organizacijski odjel u Petrans Prikolice d.o.o. ima nadležnost za rješavanje kršenja na koje se prijava odnosi. Obavještava voditelja nadležnog odjela o opisu prijavljenog kršenja i svojim prijedlozima mjera. U obavijesti označava da se radi o obradi prijave sukladno Zakonu o zaštiti prijavitelja te određuje rok za povratne informacije o provedenim ili predloženim mjerama za rješavanje kršenja i protiv počinitelja.

Povjerenik, prema vlastitoj procjeni ili na prijedlog voditelja odjela za rješavanje kršenja, može obaviti razgovor s prijaviteljem i osobom na koju se prijava odnosi radi utvrđivanja okolnosti koje su važne za identifikaciju i rješavanje kršenja.

Povjerenik završava obradu prijave u roku od tri mjeseca od njezinog primitka izvješćem o završenoj obradi u kojem navodi je li prijava neosnovana ili iz kojih razloga, te ako je prijava osnovana, navodi predložene i provedene mjere za prekid kršenja, otklanjanje posljedica kršenja i sprječavanje budućih kršenja, svoje zaključke o uspješnosti provedbe predloženih mjera te eventualne predložene i provedene mjere za zaštitu prijavitelja.

Povjerenik pri završetku obrade prijave, najkasnije u roku od tri mjeseca od primitka prijave, obavještava prijavitelja o osnovanosti prijave, predloženim i provedenim mjerama, ishodu postupka ili stanju postupka s internom prijavom ako postupci za otklanjanje kršenja nisu završeni u roku od tri mjeseca. Usmeno obavještenje evidentira se bilješkom u evidenciji prijava.

Povjerenik postupa sukladno prethodnom stavku i u slučaju anonimne prijave, ako je prijavitelj naznačio gdje se treba poslati obavijest iz prethodnog stavka.

11. članak

(Obavješćivanje uprave)

Povjerenik nakon pružanja povratnih informacija prijavitelju ili najkasnije u roku od mjesec dana priprema izvješće za upravu. U izvješću opisuje prijavljeno kršenje, predložene i provedene mjere za njegovo otklanjanje te procjenjuje rizik od budućih kršenja. U izvješću ne smije navesti podatke o prijavitelju ili počinitelju.

Povjerenik na temelju pisanog poziva direktora priprema izvješće o prijavi prije isteka roka iz prethodnog stavka.

12.članak

(Godišnje izvješće)

Povjerenik do 1. veljače tekuće godine za prethodnu kalendarsku godinu priprema nacrt statističkog izvješća za Povjerenstvo za sprečavanje korupcije, s sadržajem koji je u skladu s šesnaestim stavkom 9. članka Zakona o zaštiti prijavitelja.

Na temelju nacrta statističkog izvješća iz prethodnog stavka, obveznik do 1. ožujka tekuće godine dostavlja tražene podatke Povjerenstvu za sprečavanje korupcije putem elektroničkog obrasca, uz navođenje podataka o povjereniku.

13. članak

(Eksterna prijava)

Prijavitelj može podnijeti prijavu izravno putem vanjskog kanala za prijavljivanje ako nije uspostavljen interni kanal za prijavu, ako se interna prijava ne može učinkovito riješiti ili ako prijavitelj smatra da postoji rizik od povratnih mjera u slučaju interne prijave.

Prijavitelj može javno otkriti kršenje pod uvjetima iz članka 18. Zakona o zaštiti prijavitelja.

14. članak

(Informiranje zaposlenika i drugih osoba u radnom okruženju obveznika)

Osoba za administrativnu pomoć u dogovoru s povjerenikom priprema i ažurira sadržaj web stranice.

Sadržaji se objavljuju na oglasnoj ploči u prostorijama Petrans Prikolice d.o.o. i na web stranici na adresi: www.petrans-prikolice.hr.

15. članak

(Ažuriranje dokumenta)

Promjene i dopune ovog Pravilnika donose se na isti način kao i Pravilnik.

16. članak

(Početak važenja i objava)

Akt stupa na snagu 15.12.2023.

Ovaj interni akt s prilozima objavljuje se na oglasnoj ploči i dostupan je u kadrovskoj službi.

Petrans Prikolice d.o.o.

Petrans Prikolice d.o.o.

Karlovačka cesta 217

10000 Zagreb

Hrvatska

• +385 993 112 244

• Damir.milkovic@petrans-prikolice.hr

Početna stranica

Servis

Najam

Preuzimanja

Kao primatelj naših e-novosti, uvijek ste dobro informirani. Otkrijte najnovije vijesti iz svijeta Kögel Hrvatska čim se dogode!